El Correu és d'una de les activitats diàries que reuneix més errors i fallades per centímetre quadrat. És un festival de mals hàbits! Ell solament no té la culpa. És el nostre mal ús reiterat, el pasotismo i les presses (que cada vegada manen més), les que han generat aquesta espiral tan negativa.
Pensant en aquests mals Hàbits, no volia fer una recopilació exhaustiva, la qual cosa realment donaria per a una enciclopèdia de diversos toms. M'he volgut centrar en cinc coses molt molt molt esteses, i que a força de repetir-se cada dia fan molt dany. I no solament al que cau en elles. Fixa't…
1Obrir-ho quan no saps què fer
No tens una llista de tasques feta. I si la tens el que posa en ella no et ve de gust ara. Així que t'entren els dubtes: «Quém faig ara?» I què decideixes fer en aquest moment? Doncs obrir el Correu! Perquè aquí sempre hi ha alguna cosa que fer, encara que sigui veure coses noves i arxivar missatges a cop de clic. Perquè això ja és fer "alguna cosa".
La conseqüència d'això és que et deixes embullar per microtareas, tries la pitjor tasca per a AQUEST moment, atens missatges que haurien d'esperar diverses hores o dies, i et fas creure que fent, estàs aconseguint. Obrir el Correu simplement per trobar alguna cosa que fer, és confondre Activitat amb Productivitat.
2Reexpedir missatges tipus "Tetris"
Què em dius d'aquests missatges que algú va reexpedir a algú, i que al seu torn va reexpedir a uns altres, i que després es van reexpedir a uns altres? En tot aquest procés, el text va creixent, la conversa s'ha anat complicant, el tipus de lletra fins i tot ha variat de colors i grandàries, i els blocs de text ara tenen diferents espais i posicions… Això ja no és un correu amb un missatge clar i eficaç, és un Tetris!
I aquí ve el problema: Tu vas i reenvías aquest Tetris. Sense voler-ho, per descomptat, però de la teva bústia surt un missatge Tetris indesxifrable. I clar, després esperes que la gent els entengui, decideixin i actuïn ràpid sobre aquests missatges. I si no són són ràpids o no fan el que "posava" en aquest correu, es munta un pollastre.
3Mirar-ho per "veure què ha entrat"
En si, l'acte d'obrir o mirar el Correu no val per res. Bé sí, val per curiosear i veure que t'han "entrat coses noves" que van apareixent en negreta, però poc més. Aquí ve la notícia del segle: Sempre estan entrant correus! I si no fas alguna cosa amb ells, aquest gest de mirar no val per res. La veritable activitat que sempre hauries de fer es diu PROCESSAR i darrere d'ella hi ha una paraula d'or que has de gravar-te: DECIDIR.
El processament del Correu implica una triple acció: Llegir, Decidir, Actuar. Un missatge sempre, sempre, sempre, sempre ha d'anar acompanyat d'una acció final. Sigui anotar una nova tasca que acaba d'arribar, o donar-te per assabentat d'un canvi i arxivar aquest correu.
4Utilitzar la Safata d'Entrada com a llista de tasques
Un clàssic que no passa de moda en el top de mals Hàbits «En el meu "Inbox" tinc tot el que uns altres em van demanant, així que para què carregar amb un conyàs anomenat llesta de tasques? Això és els obsessos de la Productivitat».
Això genera uns quants problemes:
Fàcilment tindràs desparramadas tasques en altres llocs, anotades aquí i allí.
Els correus no pots moficarlos, afegir notes i indicacions, adjuntar arxius, etc.
La preparació-planificació es fa molt complicada, si a més de tasques, aquí tens mil coses.
Els 43 nous missatges d'avui, acabaran enterrant les "tasques" que tenies anotades aquí. Amb el que és fàcil que se t'escapin coses.
En aquest mar de correus és difícil examinar el treball amb focus i perspectiva, decidir, fer seguiment, etc.
El control de dates i terminis és complicadíssim així. És fàcil que se t'oblidin coses que havies de fer ja, i que facis unes altres que haurien d'esperar.
Avui mateix en milers d'oficines les persones seguiran utilitzant la seva Safata d'Entrada per gestionar les seves Tasques.
5Escriure massa missatges des del mòbil
Sí, jo ho faig també. Però una cosa és respondre un: «Ok, et dic alguna cosa aquesta setmana», i una altra molt diferent el que s'està fent ara: amb l'excusa de "respondre ràpid", s'envien milions de correus excessivament telegràfics, incomplets i imprecisos. Com es van escriure amb precipitació, i moltes vegades en situacions impossibles (amb una mà, caminant pel carrer…), la conseqüència és un missatge que no ho entén ni el que ho va escriure.
En el millor dels casos aquests correus exigeixen un aclariment posterior, és a dir, un o dos missatges extra per esbrinar què és el que es volia demanar o comunicar. I en el pitjor dels casos (el que desafortunadament és el més habitual), aquests correus són una bomba de rellotgeria que tard o d'hora esclatarà en forma d'urgència: es va demanar malament, es va delegar malament, es va encarregar mal… això és la llavor d'una futura urgència.
Saps el que més em alucina d'aquestes coses? Que són TAN habituals i estan TAN esteses, que les veiem com alguna cosa normal i fins a necessari.
El que repeteixes et defineix. Els teus Hàbits et defineixen. I els mals Hàbits més encara.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada